Müdürlükler

T.C.

BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
Madde-1: Bu yönetmeliğin amacı, Beykoz Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam
Madde-2: Bu Yönetmelik, Beykoz Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ve alt birimlerinin kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak
Madde-3: Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar
Madde-4: Bu yönetmelikte ifade edilen:

a) Belediye                      : Beykoz Belediyesini,

b) Başkanlık                    : Beykoz Belediye Başkanlığını,

c) Başkan                         : Beykoz Belediye Başkanını,

d) Belediye Meclisi         : Beykoz Belediye Meclisini,

e) Başkan Yardımcısı      : Müdürlüğün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısını,

f) Müdürlük                     : Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,

g) Müdür                         : Muhtarlık İşleri Müdürünü,

h) Yönetmelik                 : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü'nün Görev ve Çalışma Yönetmeliğini, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

Madde-5: 

(1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü'nün teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a) İdari İşler Bürosu,

b) Halkla İlişkiler Bürosu,

c) Muhtarlık İşleri Bürosu,

d) Çözüm Merkezi Bürosu,

e) Kariyer Merkezi Bürosu, olmak üzere 5 (beş) servisten oluşur.

(2) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile personel görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu şefler dahil olmak üzere diğer sorumlu personelin görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

Bağlılık
Madde-6: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

Madde-7: Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün görevleri, aşağıda belirtilen fonksiyonlar kapsamında yürütülür:

a)    İdari İşler Bürosu:

       a) Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazının usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak; süresi içinde cevabi yazı yazmak ve/veya onaya sunmak; gereken durumlarda Başkana, Meclise, Encümene sunulacak tekliflere ilişkin gerekli evrakı üretmek,

b) Müdürlükten çıkan bütün evrakın usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak, gereğini takip etmek, yılsonunda kayıt defterlerini usulüne uygun bir şekilde kapatmak,

c) Evrakın havalesini yaparak ilgili personele teslim etmek ve sonuçlandırılan evrak ile ilgili hazırlanan yazıların kaydını kapatıp ilgili kişi, birim, kurum veya kuruluşlara göndermek,

ç) Müdürlükçe yapılan bütün yazışmalara dair evrakın Standart Dosya Planına uygun dosyalanmasını sağlamak,

d) Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerine dair yazışmalarını yapmak ve takip etmek,

e) Gerektiğinde ve bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; ilgili fasıldan Müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakı hazırlamak ve onaya sunmak,

f) Gerektiğinde Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılması için gerekli evrakı düzenlemek ve işlemlerini takip etmek,

g) Müdürlükteki tüm yazışmaların birer örneğinin muhafaza etmek, işlemi biten evrakı arşive kaldırmak.

b)    Halkla İlişkiler Bürosu:

a) Belediyenin yetki alanında kalan alanlarda ve hizmet kapsamında bulunan konularda belde sakinlerinin talep, şikâyet, görüş ve önerilerini etkin ve hızlı bir metot dâhilinde toplayıp gereği için ilgili birimlere iletmek, çözüm aşamalarını takip etmek ve sonucuna dair ilgililerini bilgilendirmek,

b) Belediyeye gelen misafirleri karşılayarak, taleplerini alarak uygun birimlere yönlendirmek,

c) Belediyeye gelen misafirlerin taleplerinin takibi ve çözüme kavuşan taleplerinin dönüşün sağlanması amacıyla kimlik ve irtibat bilgilerinin kayıt altın alınması,

d) Engelli, yaşlı vb. durumlarda bulunan misafirlerin taleplerinin yerinde çözüme kavuşturulması amacıyla refakat etmek,

e) Belediye Başkanını ziyaret amacıyla gelen misafirleri yönlendirmek, gerekli durumlarda refakat etmek.

f) Belediye bünyesindeki müdürlüklere, sivil toplum kuruluşlarına (STK), resmi kurumlara, yurt içi ve yurt dışı misafirlere hediye, promosyon ürün almak, hazırlamak ve dağıtmak.

c)     Muhtarlık İşleri Bürosu:

a) İçişleri Bakanlığı tarafından yayımlanan 20.02.2015 tarihli ve 2015-8 sayılı Genelge doğrultusunda, kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve güvenli bir şekilde sunulması, sorunların en kısa sürede yetkili makamlara iletilmesi, muhtarların etkinlik ve işlevlerinin arttırılarak taleplerinin sonuçlandırılabilmesi maksadıyla gerekli iş ve işlemleri yürütmek,

 

 

b) Beykoz ilçesindeki mahallelerin sorunlarına ilişkin Muhtarlık Bilgi Sistemi (MBS) üzerinden iletilen yazılı ve/veya diğer sözlü dilek, talep, şikâyet, öneri ve sair müracaatları ilgili birimlere iletilerek, çözüm sürecini takip etmek,

c) Belediye yetkilileri ve muhtarların belirli zaman dilimlerinde bir araya gelmelerine yönelik toplantı ya da muhtelif organizasyonlar gerçekleştirmek suretiyle karşılıklı bilgi alış verişini temin etmek,

d) Muhtarlık hizmetlerinin yürütülmesi esnasında karşılaşılan problemlere ilişkin, kolaylaştırıcı kurumsal destek sağlanmak,

e) Muhtarlık hizmetlerinin yürütülmesi esnasında sarf edilen elektrik, su, doğalgaz, cep telefonu, internet ve sair hizmet giderlerine ilişkin faturaların etkin ve eksiksiz olarak ödenmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmek,

f) Belediyenin etkinlik ve faaliyetleriyle ilgili olarak muhtarlara yönelik gerekli bilgilendirme ve davet işlerini gerçekleştirmek, 

g) Muhtarlık hizmetlerinin kurumsallaşması ve muhtarlıkların yönetim kapasitelerinin yükseltilmesine yönelik ortak hizmet projeleri geliştirmek, muhtarların mevcut projelere katılımını teşvik etmek ya da eğitim faaliyetleri düzenlemek/düzenlettirmek.

 

d)     Çözüm Merkezi Bürosu:

a) Belediyenin kurumsal telefon hatlarının ve diğer iletişim kanallarının santral, operatör ve benzeri hizmetlerini yürütmek,

b) Belde sakinleri ya da üçüncü kişilerden gelen talep, şikâyet, görüş ve önerileri içerikli çağrıları karşılamak, kayıt altına almak, en doğru şekilde ve olabildiğince kısa sürede değerlendirilmeleri ve/veya çözülmeleri için doğru birime yönlendirmek, çözüm sürecini takip etmek,

c) Belediyenin kurumsal telefon hatlarına gelen çağrıları karşılamak ve muhatabın isteği doğrultusunda doğru makam ve/veya kişilere aktarılmasını sağlamak,

d) Çözümü yapılan çağrıların sonucundan muhataplarına bilgi vermek, vatandaş memnuniyeti ve hizmet kalitesini de içerecek şekilde geri dönüş almak.

e) Komşu İletişim Merkezi aracılığıyla vatandaşlardan gelen talep ve şikâyetleri ilgili birimlere yönlendirmek. CİMER ve Açık Kapı yetkilileri tarafından düzenlenen şikâyet formlarını elektronik ortamda kayda almak, işlemleri takip etmek. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yaparak ilgilileri bilgilendirmek.

  e)   Kariyer Merkezi Bürosu:

             a) İnsan kaynakları alanında profesyonel ve bilimsel bir yaklaşımla çalışmalar yürüterek istihdama katkı sağlamaya yönelik projeler üretmek, iş arayanlarla işverenleri doğru ortak paydada buluşturmakla,

             b) İnsan kaynağı potansiyelini tam ve sürekli olarak izleyebilmek maksadıyla teknolojik altyapı ve tasnif yeteneği yeterli bir veri bankası oluşturmakla,

             c) Kariyer Merkezi’ne yapılan iş başvurularını değerlendirmekle,

             ç) Nitelikli iş gücü potansiyeline katkı sağlamak üzere Türkiye İş Kurumu (İŞKUR) ile muhtelif dönemlerde iş garantili meslek edindirme programları düzenlemek,

             d) Kurum ve firmalarla müştereken geliştirilecek meslek edindirme programları sayesinde insan kaynakları alanında yeni fırsatlar ortaya koymakla,

           

             e) Engellilerin iş yaşamına aktif katılımını teşvik edecek ya da bu kişilerin meslek edinmelerine katkı sağlayacak özel çalışmalar yürütmekle,

              f) Mer’i mevzuatın öngördüğü ve amiri tarafından verilen diğer görevlerin icra edilmesini sağlamakla, görevli ve yetkilidir.

 

          Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

          Madde-8: Muhtarlık İşleri Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda sıralanmıştır.

a) Müdürlüğü yönetmek, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapmakla,

b) Müdürlüğün görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlamakla,

c) Müdürlüğün yazışmalarını yürütmek, kendi görev alanına giren konularda, idarenin diğer idareler nezdinde mali iş ve işlemlerini izlemek ve sonuçlandırılmasını sağlamakla,

d) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlamakla,

e) Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlamakla,

f)  Müdürlüğün saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yönetilmesi için gerekli önlemleri almakla,

g) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmekle,

h) Müdürlükte çalışan her seviyeden personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapmakla,

i)  Müdürlük bünyesinde görev yapan alt birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlamakla,

j)  Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamakla,

k) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun harcama yetkilisi olarak kendisine yüklediği görevlerini eksiksiz yerine getirmekle,

l)  Görevlerini yerine getirmeyen ya da talimatlara uymayan çalışanlar hakkında disiplin sürecini başlatmaya,

m) Bütçe Kanununda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla, gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,

n) Büro Sorumlusu ve personele yetki devretmeye, gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,

o) Muhtarlık İşleri Müdürü iş ve işlemlerinden dolayı doğrudan Belediye Başkanı’na ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’na karşı sorumlu olup ayrıca; kendisine verilen görevleri yürütürken, işlemlerini kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer yasal mevzuata uygun olarak zamanında yapmak ve neticelendirmekten sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası

          Görevin Alınması

          Madde-9: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’ne havale edilen her türlü evrak kayda geçirilip, Müdürlük Makamı tarafından ilgili kısma havale edildikten sonra görev alınmış olur.

          

          Görevin Planlanması

      Madde-10: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’ne havale edilmiş evrakı alan memur, bu evraka yasal mevzuata uygun olarak işlemini yapar. Eğer evrakta bir eksiklik veya yanlış varsa müdürün bilgisi dâhilinde ilgililere bu yanlışlık düzelttirilir ve eksiklikler tamamlattırılır. Tamamlanamayacak veya düzeltilemeyecek bir durum söz konusu olduğunda işlem yapılmaz ve ilgililere bilgi verilir.

          Görevin Yürütülmesi

          Madde-11: Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

          Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

          Madde-12:

          (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

          (2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

          a) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

        (3) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

          (4) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

          Diğer Müdürlük, Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

          Madde-13: 

          (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

          (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; yazıyı tanzim eden personelin, Müdürün ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

          (3) Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuatlara dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş alınabilir.

ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

          Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

          Madde-14: 

          (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

          (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri yazı ile veya gerekli altyapının hazırlanması ve yetki verilmesi durumunda elektronik ortamda yapılır.

          (3) Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.

          Arşivleme ve Dosyalama

          Madde-15: 

          (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ve tarih sırasına dizilerek ayrı dosyalarında saklanır.

          (2) İşlemi biten ve beklemesine gereksinim duyulmayan evraklar arşive kaldırılır.

          (3) Arşivdeki evrakların korunmasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Hüküm Bulunmayan Haller

          Madde-16: Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda, yürürlükte bulunan ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem tesis edilir.
          Yürürlük
          Madde-17: Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulünden sonra yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

          Yürütme

          Madde-18: Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.