Müdürlükler

T.C.

BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

            Amaç

            MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Beykoz Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

            Kapsam

            MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Beykoz Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü ve alt birimlerinin kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

            Dayanak

            MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

            Tanımlar

            MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;

            a) Başkan: Beykoz Belediye Başkanı’nı,

            b) Belediye: Beykoz Belediye Başkanlığını,

c)Büro: İş hacmine uygun olarak ve işin niteliğine göre oluşturulan doğrudan Müdüre bağlı olarak çalışan servisleri,

ç) Büro Personeli: İlgili büroda çalışan kişileri,

d) Büro Sorumlusu: Belirlenen bürolarda çalışan ve Müdüre karşı sorumlu kişileri,

            e) Müdür: Destek Hizmetleri Müdürü’nü,

            f) Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

            g) Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,

            h) Üst Yönetici: Beykoz Belediye Başkanı’nı,

            ifade eder.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık

            Kuruluş

            MADDE 5- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ile 22/02/2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak, Belediye Meclisinin 07/06/2007 tarihli, 44 sayılı kararıyla kurulmuştur.

 

 

           

            Teşkilat

MADDE 6- (1) Beykoz Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü;

a) Satınalma ve İhale Bürosu,

b) Hizmet İşleri Bürosu,

c) Yemekhane,

d) Kalem Bürosu,

e) Bakım Onarım Bürosu,

 

olmak üzere beş servisten oluşur.

 

            (2) Müdür, hizmet gereklerine uygun olarak büroların yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yerine getirir.

 

 

 

 

 

 

 

 

            Bağlılık

            MADDE 7- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü Başkana veya görevlendireceği bir Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.

 

İKİNCİ KISIM

Kurumsal Yapılanma

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev ve Yetkileri

 

            Müdürlüğün görev ve yetkileri

MADDE 8- (1) Müdürlük;

a) Mal ve hizmet alımları için düzenlenecek ihale iş ve işlemlerine, bu işlerle ilgili muayene, kabul ve hakediş hazırlanması süreçlerine, ilgili birim tarafından talep edilmesi halinde imkânlar ölçüsünde teknik destek sağlamakla,

b) Mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için harcama birimleri tarafından düzenlenecek ihale işleri dâhilinde tekliflerin elektronik ortamda kabulünden ihale komisyonu kararı yazılmasına kadar (karar yazılması dâhil) gerçekleştirilecek işlemleri yürütmekle,”

c) Belediye hizmet birimlerinin temizlik, kırtasiye, iaşe ve iletişim hizmetlerini yürütmek, gereken durumlarda tamir ve küçük bakım-onarım iş ve işlemlerini yapmak, her çeşit tefrişat ve benzeri işlere ait satın almaları gerçekleştirmekle,

ç) Belediyenin her türlü abonelik ve sair iş ve işlemlerini gerçekleştirmek, takip etmek ve devamlılığını temin etmekle,

            d) Belediye ana hizmet binamızda bulunan kurum yemekhanesinin giriş-çıkış turnike kontrolü, İşletme İştirakler Müdürlüğünce hazırlanan yemeğin servisinin yapılması, düzen ve hijyenini sağlamakla

e) Hizmet binalarındaki ofislerin ilgili birimlere tahsisi; ilgili birimler tarafından terkinin sağlanması, ofislerdeki teknik ve mekanik iş ve işlemlerin yürütülmesinde görevli ve yetkilidir.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Büroların Görev ve Yetkileri

 

            Satınalma ve ihale bürosunun görev ve yetkileri

            MADDE 9- (1) Satınalma Bürosu;

 

a) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ile bağlı ve ilgili diğer mevzuat hükümlerini çerçevesinde Belediye harcama birimlerince yapılacak mal ve hizmet alımları için düzenlenecek ihale iş ve işlemlerine, ilgili birim tarafından talep edilmesi halinde imkânlar ölçüsünde teknik destek sağlamakla,

b) Mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için harcama birimleri tarafından düzenlenecek ihale işleri dâhilinde tekliflerin elektronik ortamda kabulünden ihale komisyonu kararı yazılmasına kadar (karar yazılması dâhil) gerçekleştirilecek işlemleri yürütmekle,”

c) Alımı yapılan mal ve hizmetlerin idari ve teknik şartnameler doğrultusunda muayene ve kabul ile hakediş dosyalarının hazırlanması süreçlerine, ilgili birim tarafından talep edilmesi halinde imkânlar ölçüsünde teknik destek sağlamakla,

ç) Gerektiğinde ve bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; ilgili fasıldan Müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakı hazırlamak ve onaya sunmakla,

d) Gerektiğinde Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılması için gerekli evrakı düzemek ve işlemleri takip etmekle,

e) İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine tevdi edilen diğer görevleri yürütmekle,

            görevli ve yetkilidir.

           

Hizmet işleri bürosunun görev ve yetkileri

            MADDE 10- (1) Hizmet İşleri Bürosu;

a) Belediye hizmet birimlerinin temizlik, iaşe ve iletişim hizmetlerini yürütmek, gereken durumlarda tamir ve küçük bakım-onarım iş ve işlemlerini yapmak, her çeşit tefrişat ve benzeri işlere ait satın almaları gerçekleştirmekle,

b) Belediye tarafından düzenlenen ve/veya desteklenen etkinlik ve organizasyonlara, ilgili harcama biriminin talebi doğrultusunda imkânlar ölçüsünde teknik ve operasyonel destek sağlamakla,

c) İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine tevdi edilen diğer görevleri yürütmekle görevli ve yetkilidir.

d) Devlet Okulları, STK’lar, Muhtarlıklar ve Kamu Kuruluşları ilgili Muhataplarına resmi yazı ile başvuru sonrası değerlendirme yapılacak olup mevcut imkanlar doğrultusunda idare takdiriyle masa, sandalye talepleri Müdürlüğümüzce gerçekleştirilecektir.

 

Bakım onarım bürosunun görev ve yetkileri

            MADDE 11- (1) Bakım Onarım Bürosu;

1. Belediye ana bina ve ek hizmet birimlerinde bulunan ortak kullanıma ilişkin makine, tefrişat ve teçhizatlarını bakım ve onarımlarını takip etmekle
2. Bakım ve onarımlarda kullanılan yedek parça ve hırdavatın takibi ile,
3. İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine tevdi edilen diğer görevleri yürütmekle,

görevli ve yetkilidir.

 

Yemekhane görev ve yetkileri

            MADDE 12- Yemekhane Personeli;

1. İşletme İştirakler Müdürlüğünce hazırlanan yemeği servis etmekle, giriş ve çıkışlarını kontrol ederek yemek salonu ve salonda bulunan masalarda hizmet ve hijyenik bir ortam sağlamakla,
2. İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine tevdi edilen diğer görevleri yürütmekle,

görevli ve yetkilidir.

 

 

Kalem bürosunun görev ve yetkileri

            MADDE 13- (1) Kalem Bürosu;

 

a) Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazının usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak; süresi içinde cevabi yazı yazmak ve/veya onaya sunmak; gereken durumlarda Başkana, Meclise, Encümene sunulacak tekliflere ilişkin gerekli evrakı üretmekle,

b) Müdürlükten çıkan bütün evrakın usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak, gereğini takip etmek, yılsonunda kayıt defterlerini usulüne uygun bir şekilde kapatmakla,

c)Evrakın havalesini yaparak ilgili personele teslim etmek ve sonuçlandırılan evrak ile ilgili hazırlanan yazıların kaydını kapatıp ilgili kişi, birim, kurum yahut kuruluşlara göndermekle,

ç) Müdürlükçe yapılan bütün yazışmalara dair evrakın Standart Dosya Planına uygun dosyalanmasını sağlamakla,

d)Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerine dair yazışmalarını yapmak ve takip etmekle,

g) Müdürlükteki tüm yazışmaların birer örneğinin muhafaza etmek, işlemi biten evrakı arşive kaldırmakla, görevli ve yetkilidir.

e) Belediyenin her türlü abonelik iş ve işlemlerini gerçekleştirmek, takip etmek ve devamlılığını temin etmekle,

f) Taşınır kayıt , ayniyat ve depo sayım kontrol işlemlerini takip etmekle görevlidir.

 

 

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Personelin Nitelikleri ve Çeşitli Hükümler

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

Personelin Nitelikleri

 

            Müdürün atanması, görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 14- (1) Müdür; 657 Sayılı Kanun’un ilgili maddelerinde öngörülen ilkeler ile Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır.

 

            (2) Müdür;

            a) Müdürlüğü yönetmek, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapmakla,

            b) Müdürlüğün görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlamakla,

            c)Müdürlüğün yazışmalarını yürütmek, kendi görev alanına giren konularda, idarenin diğer idareler nezdinde mali iş ve işlemleri izlemek ve sonuçlandırılmasını sağlamakla,

            ç) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlamakla,

            d)Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlamakla,

            e) Müdürlüğün saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yönetilmesi için gerekli önlemleri almakla,

            f) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmekle,

            g) Müdürlükte çalışan her seviyeden personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapmakla,

            ğ) Müdürlük bünyesinde görev yapan alt birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlamakla,

            h) Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamakla,

            ı)5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun harcama yetkilisi ve 4734 sayılı Kamu İhale kanunun ihale yetkilisi olarak kendisine yüklediği görevlerini eksiksiz yerine getirmekle,

            i)Görevlerini yerine getirmeyen ya da talimatlara uymayan çalışanlar hakkında disiplin sürecini başlatmaya,

            j) Bütçe Kanununda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla, gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,

            k) Büro sorumlusu ve personele yetki devretmeye, gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,

            görevli, yetkili ve sorumludur.

 

 

            Müdürlüğe vekâlet

MADDE 15- Belediye Başkanı tarafından yetkilendirilecek diğer birim müdürlerinden veya ilgili mevzuat çerçevesinde müdürlük şartlarını taşıyan personelden uygun görülen birisi vekâlet edebilir.

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Büro Sorumlusu ve Personelin Nitelikleri

 

Büro sorumlularının belirlenmesi, görev, yetki ve sorumlulukları

       MADDE 16-

(1) Büro Sorumluları, personel arasından liyakat esası çerçevesinde, Müdür tarafından görevlendirilmek suretiyle belirlenir.

            (2) Büro Sorumluları;

            a) Müdür tarafından kendisine verilecek emirler doğrultusunda iş ve işlemler yapmakla,

            b) Büronun görev alanına giren konularda yapılan işlemlerle ilgili gerekli kontrolleri yapmak, iş akış süreçlerinin düzenli çalışmasını sağlamak, çalışanları motive ederek verimliliği arttırmak, işlerin takibini yapmak, iş disiplinini sağlamakla,

            c)Büro bünyesinde çalışanlar arasında iş bölümü yapmak ve faaliyetlerinin en uygun şekilde yerine getirilmesi için mevcut kaynakların etkin kullanılmasını sağlamakla,

            ç) Sorumluluklarındaki araç ve gereçlerin kullanımında gerekli özeni göstermekle,

            görevli, yetkili ve sorumludur.

           

Personelin görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 17- (1) Bütün personel, Müdür ve büro sorumlusunun kendisine vermiş olduğu işleri mevzuata uygun olarak, tam ve zamanında yapmakla görevli; yapılan iş ve işlemlerin kayıt altına alınması ve dosyalanmasından sorumludur.

 

Özellikli görevler

            MADDE 18- (1) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisi, Müdürdür.

            (2) Müdürlüğün gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisine hiyerarşik olarak en yakın büro sorumlusu ya da personel arasından, harcama yetkilisi tarafından belirlenir.

            (3) Taşınır kayıt yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilir.

            (4) Taşınır kontrol yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilir.

            (5) Birim arşiv sorumlusu, her türlü arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi hususunda yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, Müdür tarafından görevlendirilir.

            (6) Gerektiği durumlarda ihtiyaç duyulabilecek diğer özellikli vazifelere, Müdür tarafından görevlendirme yapılır.

 

Çalışmalarda işbirliği ve uyum

            MADDE 19- (1) Müdürlüğün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Müdürün başkanlığında büro sorumluları ile ayda bir defadan az olmamak kaydıyla düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Müdürlüğün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

 

           

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

 

Yazışma, dosyalama ve arşiv usulleri

            MADDE 20- (1) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Belediye İmza Yetkileri Yönergesine uygun olarak yürütülür.

            (2) Belediyenin ve münhasıran birimlerin dosyalama, arşivleme, ayıklama, imha iş ve işlemleri 3473 sayılı Kanun hükümleri ve Standart Dosya Planı düzenlemeleri çerçevesinde yürütülür.

           

Disiplin hükümleri

            MADDE 21- (1) Müdürlük çalışanlarının her türlü disiplin işlemleri, 657 sayılı Kanunun ilgili hükümleri ve bağlı mevzuat, Belediye Disiplin Amirleri Yönergesi ile diğer iç düzenlemeler kapsamında yürütülür.

           

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

            MADDE 22- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle, Belediye Meclisinin 09/12/2020 tarihli ve 2020/92 sayılı kararıyla kabul edilip yürürlüğe girmiş olan Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği, tüm ek ve değişiklikleriyle yürürlükten kaldırılmıştır.

           

Hüküm bulunmayan haller

            MADDE 23- (1) Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda, yürürlükte bulunan ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem tesis edilir.

           

           

Yürürlük

            MADDE 24- (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulünden sonra yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

           

Yürütme

            MADDE 25- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.