T.C.

BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ 
 
BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler 
 
BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar 

Amaç  

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Beykoz Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. 
Kapsam  

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Beykoz Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ve alt birimlerinin kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.  

Dayanak   

MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.                   

Tanımlar  

MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Başkan: Beykoz Belediye Başkanını,  

b) Belediye: Beykoz Belediye Başkanlığını,

c) Büro: İş hacmine uygun olarak ve işin niteliğine göre oluşturulan doğrudan Müdüre bağlı olarak çalışan servisleri,

ç) Büro Personeli: İlgili büroda çalışan kişileri,

d) Büro Sorumlusu: Belirlenen bürolarda çalışan ve Müdüre karşı sorumlu kişileri,

e) MBS: Muhtar Bilgi Sistemi,

f) Müdür: Muhtarlık İşleri Müdürünü,

g) Müdürlük: Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,      

ğ) Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,

h) Üst Yönetici: Beykoz Belediye Başkanını,  ifade eder. 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık 

Kuruluş

MADDE 5- (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ile 22/02/2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak, Belediye Meclisinin 10/04/2015 tarihli, 2015/61 sayılı kararıyla kurulmuştur.   

Teşkilat

MADDE 6- (1) Beykoz Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü;

a) Muhtarlık İşleri Bürosu,

b) Halkla İlişkiler Bürosu,

c) İdari İşler Bürosu, olmak üzere üç servisten oluşur. 

(2) Müdür, hizmet gereklerine uygun olarak büroların yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri mevzuat çerçevesinde yerine getirir.  

Bağlılık

MADDE 7- (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Başkana veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır. 


İKİNCİ KISIM

Kurumsal Yapılanma 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev ve Yetkileri 

Müdürlüğün görev ve yetkileri  

MADDE 8- (1) Müdürlük;

a) Belediyenin yetki alanında kalan alanlarda ve hizmet kapsamında bulunan konularda belde sakinlerinin talep, şikâyet, görüş ve önerilerini etkin ve hızlı bir metot dâhilinde toplayıp gereği için ilgili birimlere iletmek, çözüm aşamalarını takip etmek ve sonucuna dair ilgililerini bilgilendirmekle,

b) Belediyenin kurumsal telefon hatlarının ve diğer iletişim kanallarının santral, operatör ve benzeri hizmetlerini yürütmekle,  

c) İçişleri Bakanlığı tarafından yayımlanan 20/02/2015 tarihli ve 2015/8 sayılı Genelge doğrultusunda, kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve güvenli bir şekilde sunulması, sorunların en kısa sürede yetkili makamlara iletilmesi, muhtarların etkinlik ve işlevlerinin arttırılarak taleplerinin sonuçlandırılabilmesi maksadıyla gerekli iş ve işlemleri yürütmekle,

ç) İlgili mevzuatın ya da Başkanın kendisine verdiği diğer görevleri eksiksiz olarak yerine getirmekle,  görevli ve yetkilidir.  

(2) Müdürlük, faaliyet alanını farklı mahallerde yürütebilecek fiziki altyapıyı kurmaya/kurdurtmaya, gerekli araç, gereç ve mobil cihazı temin ederek kullanmaya yetkilidir.  

(3) Müdürlük, bu görevlerini yerine getirirken diğer Belediye birimleri ile koordinasyon halinde hareket eder.  

(4) Müdürlük, İletişim Koordinatörlüğünün görev alanına giren konularda İletişim Koordinatörü ile koordinasyon halinde hareket eder.   

 

İKİNCİ BÖLÜM

Büroların Görev ve Yetkileri 

Muhtarlık işleri bürosunun görev ve yetkileri  

MADDE 9- (1) Muhtarlık İşleri Bürosu;  

a) Beykoz ilçesindeki mahallelerin sorunlarına ilişkin MBS üzerinden iletilen yazılı ve/veya diğer sözlü dilek, talep, şikâyet, öneri ve sair müracaatları ilgili birimlere iletilerek, çözüm sürecini takip etmekle,  

b) Belediye yetkilileri ve muhtarların belirli zaman dilimlerinde bir araya gelmelerine yönelik toplantı ya da muhtelif organizasyonlar gerçekleştirmek suretiyle karşılıklı bilgi alış verişini temin etmekle,

c) Muhtarlık hizmetlerinin yürütülmesi esnasında karşılaşılan problemlere ilişkin, kolaylaştırıcı kurumsal destek sağlanmakla,

ç) Muhtarlık hizmetlerinin yürütülmesi esnasında sarf edilen elektrik, su, doğalgaz, cep telefonu, internet ve sair hizmet giderlerine ilişkin faturaların etkin ve eksiksiz olarak ödenmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmekle,  

d) Belediyenin etkinlik ve faaliyetleriyle ilgili olarak muhtarlara yönelik gerekli bilgilendirme ve davet işlerini gerçekleştirmekle, 

e) Muhtarlık hizmetlerinin kurumsallaşması ve muhtarlıkların yönetim kapasitelerinin yükseltilmesine yönelik ortak hizmet projeleri geliştirmek, muhtarların mevcut projelere katılımını teşvik etmek ya da eğitim faaliyetleri düzenlemekle/düzenlettirmekle,  

f) İlgili mevzuatın veya amirinin kendisine verdiği diğer görevleri eksiksiz olarak yerine getirmekle,  görevli ve yetkilidir.  

Halkla ilişkiler bürosunun görev ve yetkileri            

MADDE 10- (1) Halkla İlişkiler Bürosu;

a) Belde sakinleri ya da üçüncü kişilerden gelen talep, şikâyet, görüş ve önerileri içerikli çağrıları karşılamak, kayıt altına almak, en doğru şekilde ve olabildiğince kısa sürede değerlendirilmeleri ve/veya çözülmeleri için doğru birime yönlendirmek, çözüm sürecini takip etmekle,

b) Çözümü yapılan çağrıların sonucundan muhataplarına bilgi vermek, vatandaş memnuniyeti ve hizmet kalitesini de içerecek şekilde geri dönüş almakla,

c) Belediyenin kurumsal telefon hatlarına gelen çağrıları karşılamak ve muhatabın isteği doğrultusunda doğru makam ve/veya kişilere aktarılmasını sağlamakla,

ç)  Belediyeye ait diğer iletişim kanallarının santral, operatör ve diğer hizmetlerini yürütmekle,

d) İlgili mevzuatın veya amirinin kendisine verdiği diğer görevleri eksiksiz olarak yerine getirmekle,  görevli ve yetkilidir. 

İdari işler bürosunun görev ve yetkileri 

MADDE 11- İdari İşler Bürosu;

a) Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazının usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak; süresi içinde cevabi yazı yazmak ve/veya onaya sunmak; gereken durumlarda Başkana, Meclise, Encümene sunulacak tekliflere ilişkin gerekli evrakı üretmekle, 

b) Müdürlükten çıkan bütün evrakın usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak, gereğini takip etmek, yılsonunda kayıt defterlerini usulüne uygun bir şekilde kapatmakla,

c) Evrakın havalesini yaparak ilgili personele teslim etmek ve sonuçlandırılan evrak ile ilgili hazırlanan yazıların kaydını kapatıp ilgili kişi, birim, kurum veya kuruluşlara göndermekle,

ç) Müdürlükçe yapılan bütün yazışmalara dair evrakın Standart Dosya Planına uygun dosyalanmasını sağlamakla,

d) Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerine dair yazışmalarını yapmak ve takip etmekle,

e) Gerektiğinde ve bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; ilgili fasıldan Müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakı hazırlamak ve onaya sunmakla,

f) Gerektiğinde Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılması için gerekli evrakı düzenlemek ve işlemlerini takip etmekle,

g) Müdürlükteki tüm yazışmaların birer örneğinin muhafaza etmek, işlemi biten evrakı arşive kaldırmakla,

ğ) İlgili mevzuatın veya amirinin kendisine verdiği diğer görevleri eksiksiz olarak yerine getirmekle, görevli ve yetkilidir. 

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Personelin Nitelikleri ve Çeşitli Hükümler 
 
BİRİNCİ BÖLÜM

Personelin Nitelikleri 

Müdürün atanması, görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 12- (1) Müdür; 657 Sayılı Kanunun ilgili maddelerinde öngörülen ilkeler ile Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır.

a) Müdürlüğü yönetmek, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapmakla,

b) Müdürlüğün görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlamakla,

c) Müdürlüğün yazışmalarını yürütmek, kendi görev alanına giren konularda, idarenin diğer idareler nezdinde mali iş ve işlemlerini izlemek ve sonuçlandırılmasını sağlamakla,

ç) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlamakla,

d) Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlamakla,

e) Müdürlüğün saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yönetilmesi için gerekli önlemleri almakla,

f) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmekle, 

g) Müdürlükte çalışan her seviyeden personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapmakla, 

ğ) Müdürlük bünyesinde görev yapan alt birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlamakla,

h) Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamakla,

ı) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun harcama yetkilisi olarak kendisine yüklediği görevlerini eksiksiz yerine getirmekle,

i) Görevlerini yerine getirmeyen ya da talimatlara uymayan çalışanlar hakkında disiplin sürecini başlatmaya,

j) Bütçe Kanununda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla, gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,

k) Büro Sorumlusu ve personele yetki devretmeye, gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya, görevli, yetkili ve sorumludur. 

Müdürlüğe vekâlet

MADDE 13- (1) Herhangi bir nedenle görevde bulunmayan/bulunamayan Müdür yerine, Belediye Başkanı tarafından yetkilendirilecek diğer birim müdürlerinden veya ilgili mevzuat çerçevesinde müdürlük şartlarını taşıyan personelden uygun görülen birisi vekâlet edebilir. 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Büro Sorumlusu ve Personelin Nitelikleri  

Büro sorumlularının belirlenmesi, görev, yetki ve sorumlulukları  

MADDE 14- (1) Büro Sorumluları, personel arasından liyakat esası çerçevesinde, Müdür tarafından görevlendirilmek suretiyle belirlenir.  

(2) Büro Sorumluları;

a) Müdür tarafından kendisine verilecek emirler doğrultusunda iş ve işlemler yapmakla,

b) Büronun görev alanına giren konularda yapılan işlemlerle ilgili gerekli kontrolleri yapmak, iş akış süreçlerinin düzenli çalışmasını sağlamak, çalışanları motive ederek verimliliği arttırmak, işlerin takibini yapmak, iş disiplinini sağlamakla, 

c) Büro bünyesinde çalışanlar arasında iş bölümü yapmak ve faaliyetlerinin en uygun şekilde yerine getirilmesi için mevcut kaynakların etkin kullanılmasını sağlamakla,  

ç) Sorumluluklarındaki araç ve gereçlerin kullanımında gerekli özeni göstermekle,  görevli, yetkili ve sorumludur.  

Personelin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 15- (1) Bütün personel, Müdür ve büro sorumlusunun kendisine vermiş olduğu işleri mevzuata uygun olarak, tam ve zamanında yapmakla görevli; yapılan iş ve işlemlerin kayıt altına alınması ve dosyalanmasından sorumludur.  

(2) Bütün personel gerek Belediye personeli gerek vatandaş ve gerekse üçüncü kişiler ile iletişim kurarken nazik, sakin ve saygılı bir tavır takınmak, uygun bir üslup kullanmakla yükümlüdür.  

Özellikli görevler

MADDE 16- (1) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisi, Müdürdür.  

(2) Müdürlüğün gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisine hiyerarşik olarak en yakın büro sorumlusu ya da personel arasından, harcama yetkilisi tarafından belirlenir.  

(3) Taşınır kayıt yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilir.  

(4) Taşınır kontrol yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilir.  

(5) Birim arşiv sorumlusu, her türlü arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi hususunda yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, Müdür tarafından görevlendirilir.  

(6) Gerektiği durumlarda ihtiyaç duyulabilecek diğer özellikli vazifelere, Müdür tarafından görevlendirme yapılır.  

Çalışmalarda işbirliği ve uyum

MADDE 17- (1) Müdürlüğün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Müdürün başkanlığında büro sorumluları ile ayda bir defadan az olmamak kaydıyla düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Müdürlüğün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.   

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler  

Yazışma, dosyalama ve arşiv usulleri  

MADDE 18- (1) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Belediye İmza Yetkileri Yönergesine uygun olarak yürütülür.  

(2) Belediyenin ve münhasıran birimlerin dosyalama, arşivleme, ayıklama, imha iş ve işlemleri 3473 sayılı Kanun hükümleri ve Standart Dosya Planı düzenlemeleri çerçevesinde yürütülür.  

Disiplin hükümleri

MADDE 19- (1) Müdürlük çalışanlarının her türlü disiplin işlemleri, 657 sayılı Kanunun ilgili hükümleri ve bağlı mevzuat, Belediye Disiplin Amirleri Yönergesi ile diğer iç düzenlemeler kapsamında yürütülür.  

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik  

MADDE 20- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle, Belediye Meclisinin 09/09/2015 tarihli ve 2015/96 sayılı kararıyla kabul edilip yürürlüğe girmiş olan Beykoz Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği tüm ek ve değişiklikleri ile birlikte yürürlükten kaldırılmıştır.

Hüküm bulunmayan haller  

MADDE 21- (1) Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda, yürürlükte bulunan ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem tesis edilir.  

Yürürlük

MADDE 22- (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulünden sonra yayımı tarihinde yürürlüğe girer.  

Yürütme

MADDE 23- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.